Polcall » Blog » Jak umawiać spotkania przez telefon?

Jak umawiać spotkania przez telefon?

Spotkania handlowe to – szczególnie w sprzedaży B2B – niezbędny element większości transakcji. Jednak aby takie spotkanie mogło się odbyć, trzeba przejść z klientem przez kilka etapów. Co zrobić, aby umówić dobrze rokujące spotkanie handlowe i z jakich narzędzi korzystać?

Dlaczego warto umawiać spotkania handlowe?

Spotkanie z klientem ma personalny charakter – nie jest to komunikat marketingowy kierowany do masowego grona odbiorców. Zwiększa to szansę na sprzedaż. Na spotkaniu handlowiec może udzielić szczegółowych odpowiedzi na pytania, zaproponować indywidualne rozwiązania, czy uczestniczyć w negocjacjach. W sprzedaży produktów/usług o dużej wartości oraz w działalności B2B spotkanie handlowe jest często niezbędne dla finalizacji transakcji.

Umawianie spotkań handlowych – od czego zacząć?

Podobnie jak w innych działaniach marketingowo-sprzedażowych, ważne jest dobre przygotowanie. Na wstępie trzeba zadbać o aktualną i dobrze przygotowaną bazę danych (listę osób do kontaktu). Baza powinna zawierać aktualne dane kontaktowe do osób decyzyjnych i spełniać wymogi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Trzeba więc zabezpieczyć ją przed dostępem osób niepowołanych oraz sprawdzić, czy posiadamy zgodę na kontakt w sprawach sprzedażowych.

Nowoczesne narzędzia do obsługi klientów stosowane w contact center zawierają też funkcjonalności pozwalające tworzyć notatki z przeprowadzonych rozmów i na bieżąco zapisywać je w systemie call center – dostępnym także dla innych konsultantów. To ważne, ponieważ częstym błędem jest przedstawianie potencjalnemu klientowi ponownie tych samych informacji lub zadawanie pytań, na które wcześniej udzielił odpowiedzi.

Przygotowanie obejmuje także zapewnienie sprzętu i infrastruktury – do wygodnego prowadzenia rozmów i ich ewidencji. W wielu przypadkach pomocny będzie także skrypt rozmowy. Bardzo ważny jest oczywiście research na temat klienta i poznanie jego potrzeb w kontekście naszej oferty.

Przeczytaj również:  Blending w contact center – co to jest, jakie przynosi korzyści?

Jak umawiać spotkania przez telefon? Przygotuj się na negatywną odpowiedź na wstępie

Osoby zajmujące się sprzedażą przez telefon wiedzą, że wstępną odpowiedzią potencjalnego klienta jest bardzo często „nie” w różnych formach. Może być to zdanie „proszę przesłać ofertę mailem”, „proszę zadzwonić w innym terminie” lub „skontaktuję się z Państwem”. Zmiana sceptycznego nastawienia na wstępie rozmowy to bardzo ważne zadanie telemarketera – wymaga wiedzy, pozytywnego podejścia i wyczucia. Dobrze przygotowana osoba jest to w stanie zrobić częściej, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Tutaj znów warto podkreślić rolę dobrego planowania – szansę na umówienie spotkania istotnie zwiększa research na temat klienta. Warto wiedzieć czym się zajmuje, jakie problemy mógł napotkać w ostatnim czasie i w jaki sposób oferowany przez nas produkt może pomóc mu je rozwiązać. Im więcej takich szczegółów zgromadzi konsultant, tym większe szanse na powodzenie rozmowy.

Chcesz skorzystać z usług profesjonalnego call center?

Nasi eksperci czekają na Twój telefon!

Zadowolenie naszych klientów jest dla nas najważniejsze! Zapoznaj się z naszą ofertą i daj się przekonać, że rozwiążemy każdy Twój problem.

Skontaktuj się z nami!

Skuteczne umawianie spotkań – rola konsultanta 

Ogromną rolę w prowadzeniu rozmów sprzedażowych odgrywa sama osoba konsultanta. Powinna być pozytywnie nastawiona do produktu/usługi, o których opowiada (w rozmowie telefonicznej łatwo to wyczuć). Przydatna jest pewność siebie i umiejętność zachowania spokoju w trudnych sytuacjach, a także znajomość technik perswazji czy argumentacji. Nie zapominamy oczywiście o kulturze osobistej i dostosowania tonu do rozmówcy. 

Osoba prezentująca ofertę musi bardzo dobrze znać jej szczegóły – potrafić jasno opisać jej zalety i być przygotowana na ewentualne pytania (w tym pomocny może być wskazany wcześniej skrypt).

Umawianie spotkań możesz zlecić firmie contact center

Umawianie spotkań przez telefon to relatywnie trudne i czasochłonne zajęcie. Wymaga też umiejętności i dobrego przygotowania. Działania te można prowadzić sprawniej, dysponując dobrze przygotowaną kadrą i narzędziami automatyzującymi pracę. Umawianie spotkań handlowych możesz w całości zlecić naszemu Polcall contact center. Wyselekcjonujemy odpowiednie kontakty i zainteresujemy potencjalnych klientów Twoją ofertą lub umówimy gotowe spotkanie z Twoim handlowcem.

Przeczytaj również:  Jak rozmawiać z klientem? Zasady dobrego telemarketingu

Zlecenie umawiania spotkań firmie zewnętrznej to szansa na zwiększenie przychodów, odciążenie handlowców, a w konsekwencji oszczędność czasu i środków. Budowa własnego działu sprzedaży zajmująca się tą kwestią to skomplikowane zadanie. Wymaga poniesienia wysokich kosztów (wiązanych między innymi z zakupem infrastruktury, zatrudnieniem i przeszkoleniem pracowników, a także zarządzaniem informacją). Outsourcing usług call canter pozwala skutecznie zoptymalizować budżet na te działania.

Masz pytania lub jesteś zainteresowany współpracą?

Nasi specjaliście chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania i dobiorę najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.