Stopka mailingu – jak stworzyć profesjonalną stopkę do wykorzystania w mailingu czy newsletterze?

Stopka mailowa to nieodłączny element każdej wiadomości wysyłanej za pomocą poczty elektronicznej i każdego newslettera. Buduje wrażenie profesjonalizmu, ułatwia komunikację, a w przypadku kampanii mailingowych jest wymagana przez prawo. Co powinien zawierać podpis pod wiadomością i o czym pamiętać, by stworzyć funkcjonalny wzór?

Czym jest stopka mailowa i co powinna zawierać?

Stopka mailowa to nic innego jak blok tekstu automatycznie dołączany na końcu wiadomości e-mail. Zazwyczaj zawiera informacje kontaktowe nadawcy, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, adres fizyczny i numer telefonu. Stopka może również zawierać elementy graficzne: to przede wszystkim zdjęcie właściciela adresu e-mail, logo firmy, niekiedy też claim (hasło przewodnie marki). W stopce pojawiają się często odnośniki do stron internetowych, czy mediów społecznościowych.

W wielu organizacjach i firmach stopki mailowe są standaryzowane, aby zapewnić spójny wizerunek i dostarczyć niezbędne informacje kontaktowe w każdej wysyłanej wiadomości. Dotyczy to zarówno dużych korporacji jak i niewielkich firm – spójny przekaz wzmacnia wrażenie profesjonalizmu.

Stopka jest także ważnym elementem newslettera wysyłanego w ramach działań e-mail marketingowych, o czym szerzej opowiemy w dalszej części tekstu.

Podpis e-mail powinien być prosty

Pamiętaj, że profesjonalna stopka mailowa powinna być zwięzła i czytelna. Zbyt wiele informacji lub zbyt rozbudowana stopka może przysłonić główną treść wiadomości i stać się mniej skuteczna. Warto też dostosować jej wygląd do urządzeń mobilnych, ponieważ wiele osób czyta e-maile na smartfonach czy tabletach. Ozdobne czcionki, rażące kolory czy innego rodzaju dodatki nie są wskazane – najważniejszą funkcją podpisu jest przekazanie informacji i dobrze jest skupić się właśnie na tym aspekcie. Jednocześnie nie wolno zapominać o aspekcie wizualnym (schludnym przedstawieniu treści).

Tekst a elementy graficzne – jak zrównoważyć stopkę mailową?

Elementy graficzne sprawiają, że stopka jest atrakcyjniejsza wizualnie, bardziej przykuwa uwagę i – jeśli zawiera zdjęcie osoby – pozwala lepiej „poznać” nadawcę maila. To szczególnie ważne jest u osób, które zajmują się sprzedażą, gdzie czynnik ludzki odgrywa ogromną rolę.

Jednocześnie grafiki mogą sprawiać, że stopka staje się „ciężka” i blokowana przez skrzynki odbiorcze. Dzieje się tak dlatego, że zwykle administratorom zależy, żeby oszczędzić miejsce na serwerze i nie pobierać zbędnych elementów graficznych. Warto więc zadbać, żeby stopka była czytelna zarówno w wariancie tekstowym, jak i wtedy, gdy wyświetla się w całości – jako tekst i grafika. Jednocześnie rozmiar plików graficznych powinien być możliwie jak najmniejszy (przy zachowaniu ich jakości).

Dlaczego stopka mailowa się nie wyświetla? Co zrobić w takiej sytuacji?

Jeśli stopka mailowa się nie wyświetla, może mieć to przyczyn. Wśród najczęstszych możemy wymienić:

• Ustawienia klienta pocztowego – niektóre programy pocztowe lub aplikacje mobilne mogą mieć opcje, które ukrywają lub obcinają stopki mailowe, zwłaszcza jeśli są one uznawane za powtarzalne lub zbyt długie.
• Błędy w konfiguracji – możliwe jest, że podczas konfigurowania sygnatury (stopki w mailu) w ustawieniach skrzynki pocztowej wystąpił błąd, który sprawia, że stopka nie jest dołączana do wysyłanych wiadomości.
• Grafika w stopce – jak wspomnieliśmy, jeśli stopka zawiera elementy graficzne, takie jak logo, mogą one być blokowane przez oprogramowanie antyspamowe lub ustawienia odbiorcy dotyczące obrazów w wiadomościach e-mail. Możliwe jest jednak, że stopka wyświetli się tylko w wariancie tekstowym.
• Formatowanie – problemy z formatowaniem HTML w stopce mogą powodować, że nie wyświetla się ona poprawnie w niektórych klientach pocztowych.
• Oprogramowanie antyspamowe – niektóre systemy antyspamowe mogą usuwać lub modyfikować stopki mailowe, uznając je za potencjalnie niechciane elementy wiadomości.
• Ustawienia serwera pocztowego – w niektórych przypadkach serwer pocztowy może być skonfigurowany tak, aby usuwać stopki lub pewne elementy stopki z wiadomości.

Jeśli pojawi się problem z wyświetlaniem się stopki mailowej, warto sprawdzić ustawienia swojego klienta pocztowego oraz poprosić odbiorcę o sprawdzenie jego ustawień. Jeśli problem nadal występuje, może być konieczne skonsultowanie się z administratorem systemu pocztowego lub dostawcą usług pocztowych.

Chcesz skorzystać z usług profesjonalnego call center?

Nasi eksperci czekają na Twój telefon!

Zadowolenie naszych klientów jest dla nas najważniejsze! Zapoznaj się z naszą ofertą i daj się przekonać, że rozwiążemy każdy Twój problem.

Skontaktuj się z nami!

Jak stworzyć stopkę mailową?

Stopkę mailową łatwo stworzysz w ustawieniach swojego programu pocztowego. Dotyczy to zarówno popularnych dostawców dla osób indywidualnych (takich jak Gmail), jak i programów typu Outlook, które używane są głównie przez firmy. Jak przeprowadzić ten proces krok po kroku, sprawdzisz w ustawieniach swojego konta. 

Zwykle należy wejść w menu „ustawienia” i wybrać opcję „podpis”, „stopka”, czy „sygnatura”. Kolejnym krokiem jest wpisanie tekstu. Dla większości popularnych dostawców znajdziesz w internecie wiele instrukcji i tutoriali.

Stopka w mailingu – co koniecznie musi zawierać?

Jeśli wysyłasz mailing, zgodnie z polskimi przepisami Twoja stopka musi zawierać określone klauzule związane z polityką prywatności, niezbędne będzie także umieszczenie informacji o tym, jak zrezygnować z subskrypcji – bezpośredni link do wypisu. Użytkownik powinien mieć możliwość kliknąć link, który umożliwi mu wypisanie się z bazy odbiorców.

Stopka w newsletterze – podobnie jak ta w wiadomościach e-mail – powinna zawierać też dane nadawcy wiadomości – nazwę firmy, jej adres i telefon. W przypadku spółek handlowych konieczne będzie także podanie numeru NIP, kapitału zakładowego, oznaczenie sądu rejestrowego i numer, pod którym dana spółka jest wpisana do tego rejestru.

Z punktu widzenia sprzedażowego, dobrą praktyką jest umieszczenie dodatkowych zachęt do kontaktu – przycisków z CTA (call to action) i innych elementów ułatwiających kontakt. To na przykład godziny otwarcia, wskazówki dojazdu, czy mapka z lokalizacją siedziby firmy. 

Dobre praktyki tworzenia stopki mailowej – o czym pamiętać przede wszystkim?

Stopka mailowa powinna być wizualnie ładna i czytelna, ale nie wolno zapominać o funkcjonalności. Jej głównym celem jest ułatwienie kontaktu i możliwość sprawdzenia najważniejszych informacji o firmie – jej strony www czy mediów społecznościowych. O czym warto pamiętać w przypadku stopki mailowej?

• Czytelność – ważne jest, aby treść stopki była łatwa do odczytania. Używaj prostych czcionek i unikaj zbyt małych rozmiarów tekstu. Staraj się zachować kontrast między tekstem a tłem, aby zwiększyć czytelność.
• Prostota graficzna – unikaj przesadnie rozbudowanych elementów graficznych. Zbyt wiele kolorów, cieni czy gradientów może przysłonić główną treść i sprawić, że stopka stanie się mniej czytelna. Prosty i schludny design zwiększa profesjonalizm i skupia uwagę na najważniejszych informacjach.
• Niezbędne informacje kontaktowe – upewnij się, że Twoja stopka zawiera wszystkie kluczowe dane kontaktowe, takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail oraz adres fizyczny firmy.
• Linki do strony internetowej i mediów społecznościowych – umożliwiają odbiorcom szybki dostęp do Twojej strony oraz profili w mediach społecznościowych. Upewnij się, że linki działają i prowadzą do właściwych miejsc.
• Spójność i zgodność z szatą graficzną – stopka powinna być spójna z innymi materiałami firmowymi, zarówno pod względem kolorystyki, jak i designu.

Odpowiednia wielkość – zbyt długa stopka może przytłoczyć odbiorcę. Staraj się zawrzeć tylko najważniejsze informacje, unikając zbędnych dodatków.